POS-ZAHLUNGSABLAUF ERKLÄRT: VOM BEZAHLVORGANG BIS ZUR ABRECHNUNG

Die ersten Schritte der POS-Zahlung verstehen

Der Zahlungsprozess am Point of Sale (POS) beginnt, sobald ein Kunde einen Kauf tätigt und eine Zahlungsmethode, in der Regel eine Debit- oder Kreditkarte, vorlegt. Ab diesem Zeitpunkt tragen verschiedene Beteiligte – darunter Händler, Acquirer, Kartennetzwerk und Issuer – dazu bei, dass die Transaktion sicher und schnell abgewickelt wird. Der Ablauf lässt sich in mehrere wichtige Phasen unterteilen: Checkout, Autorisierung, Clearing und Abrechnung.

1. Transaktionsinitiierung

Am Ende seines Einkaufs wird der Kunde zum POS-Terminal weitergeleitet, wo die Transaktion initiiert wird. Die Zahlung kann per Magnetstreifen, Chipkarte oder kontaktlos erfolgen. Das Terminal erfasst die auf der Kundenkarte kodierten Zahlungsdaten, darunter:Name des KarteninhabersKartennummer (Primäre Kontonummer oder PAN)Ablaufdatum der KarteCVV- oder CVC-CodeVerfügt die Karte über einen Chip, erfolgt eine EMV-Transaktion. Dadurch wird eine zusätzliche Ebene dynamischer Daten hinzugefügt, um Betrug zu verhindern.2. Übermittlung an den AcquirerSobald das Terminal die Kartendaten gelesen hat, verschlüsselt es diese und sendet sie an die Acquirer-Bank (auch Händlerbank genannt). Dieser Schritt erfolgt nahezu in Echtzeit über sichere Kommunikationskanäle. Die Acquirer-Bank fungiert als Vermittler und leitet die Transaktionsanfrage an das entsprechende Kartennetzwerk (z. B. Visa, Mastercard, American Express) weiter.3. Routing durch das Kartennetzwerk

Das Kartennetzwerk empfängt die Autorisierungsanfrage vom Acquirer und ermittelt die ausstellende Bank (die Bank des Kunden), die für die Karte zuständig ist. Anschließend leitet es die Anfrage zur Genehmigung an den Kartenaussteller weiter und stellt dabei die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und Betrugspräventionsprotokolle sicher.

4. Entscheidung des Kartenausstellers

An diesem Punkt prüft der Kartenaussteller anhand verschiedener Faktoren, ob die Transaktion gültig ist:

• Ausreichend verfügbares Guthaben oder Kreditlimit
• Kartenstatus (als verloren/gestohlen gemeldet oder aktiv)
• Sicherheitsregeln (z. B. PIN-Eingabe oder Transaktionslimits)
• Bisheriges Kontoverhalten und Betrugsrisikobewertung

Bei Genehmigung sendet der Kartenaussteller einen Autorisierungscode zurück – über das Netzwerk an den Acquirer und schließlich an das POS-Terminal.

Wird die Transaktion abgelehnt, wird stattdessen ein Fehlercode gesendet und dem Kunden eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.5. KundenbenachrichtigungDas Kassenterminal empfängt und zeigt das Ergebnis an. Wird die Transaktion autorisiert, stellt der Händler eine Quittung aus und schließt den Verkauf ab. Die Transaktion gilt nun als genehmigt, aber noch nicht abgeschlossen. Das Geld wurde noch nicht überwiesen.

Clearing: Vorbereitung von Transaktionen für die Abrechnung

Nachdem eine Transaktion am POS-Terminal autorisiert wurde, durchläuft sie die Clearing-Phase – den Hintergrundprozess, der Zahlungen abgleicht, formatiert und für die spätere Abrechnung vorbereitet. Während die Autorisierung eine temporäre Sperre bewirkt, dient das Clearing dem formalen Austausch detaillierter Transaktionsinformationen zwischen den Finanzinstituten.

1. Stapelverarbeitung und Datenzusammenstellung

Händler verarbeiten Transaktionen üblicherweise in Stapeln, d. h. die Umsätze eines Tages oder eines definierten Zeitraums werden vor der Übermittlung zusammengefasst. Das POS-System oder das Zahlungsgateway stellt diese in einer Datei zusammen, die die Details jeder einzelnen Transaktion enthält:

• Transaktionsbetrag und Währung
• Händler-ID und Standort
• Verkaufszeitpunkt
• Karteninformationen und Autorisierungscode

Diese zusammengestellte Datei wird anschließend an die Acquirer-Bank weitergeleitet. Viele Händler übermitteln ihre täglichen Transaktionsstapel außerhalb der Geschäftszeiten, um die Effizienz zu maximieren und die Systemlast zu reduzieren.2. Rollen von Acquirer und NetzwerkDer Acquirer prüft die Transaktionsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor er sie an das entsprechende Kartennetzwerk weiterleitet. In dieser Phase ist es entscheidend, dass die Formate den Clearing-Regeln und -Standards des jeweiligen Netzwerks entsprechen (z. B. ISO 8583).Das Kartensystem spielt eine zentrale Rolle beim Routing und der Übersetzung der Informationen in ein Format, das die ausstellende Bank interpretieren kann. Es versieht die Daten außerdem mit einem Zeitstempel für spätere Referenzzwecke, ordnet Gebühren zu und stellt sicher, dass Acquirer und Issuer hinsichtlich Beträgen und Bedingungen übereinstimmen.3. Bearbeitungsgebühren und RückbuchungenIm Rahmen des Clearings werden die Interbankenentgelte – die Kosten, die Händler für die Annahme von Kartenzahlungen tragen – berechnet und später bei der Abrechnung abgezogen. Wird eine Transaktion zur Überprüfung oder aufgrund möglicher zukünftiger Streitigkeiten markiert, werden die relevanten Indikatoren (z. B. AVS-Abweichung oder verdächtiger Standort) während des Clearings dokumentiert.4. Zeitrahmen und Auswirkungen auf den GeschäftstagDas Clearing stellt keine Geldbewegung dar, ist aber unerlässlich für eine korrekte und strittige Abrechnung. Der Prozess kann je nach Annahmeschluss und Kartentyp mehrere Stunden bis zu einem ganzen Tag dauern. Beispielsweise werden lokale Debitkartentransaktionen aufgrund der geringeren Netzwerkkomplexität und der weniger strengen regulatorischen Aufsicht möglicherweise schneller abgewickelt als grenzüberschreitende Kreditkartentransaktionen.5. Vorbereitung der AbrechnungSobald alle Daten validiert sind und beide Parteien den Details zustimmen, gilt die Transaktion als „cleared“. Die ausstellende Bank erwartet nun eine Finanzanweisung zur eigentlichen Geldüberweisung, die im nächsten und letzten Schritt, der Abrechnung, verarbeitet wird.

Letzte Phase: Abschluss des POS-Zahlungszyklus

Der letzte Schritt im POS-Zahlungsprozess ist die Abrechnung – hier wird das Geld offiziell von der kartenausgebenden Bank des Karteninhabers auf das Bankkonto des Händlers überwiesen. Autorisierung und Clearing bilden die Grundlage; die Abrechnung schließt den Transaktionszyklus ab und stellt dem Händler Liquidität zur Verfügung.

1. Überweisung durch die kartenausgebende Bank

Nach Erhalt der Abrechnungsanweisung vom Kartennetzwerk veranlasst die kartenausgebende Bank die Zahlung an die Acquirer-Bank. Der ausgezahlte Betrag entspricht dem autorisierten Transaktionswert abzüglich Interbankengebühren und anderer Gebühren des Kartennetzwerks. Diese Überweisung erfolgt über etablierte Bankinfrastrukturen wie ACH-Systeme (Automated Clearing House) oder SWIFT, abhängig von Region und Transaktionstyp.

2. Gutschrift durch den Acquirer

Nach Zahlungseingang überweist der Acquirer den endgültigen Betrag auf das Geschäftskonto des Händlers. Dies erfolgt üblicherweise T+1 oder T+2 – also ein oder zwei Werktage nach dem Transaktionsdatum. Die genaue Dauer kann jedoch je nach folgenden Faktoren variieren:

• Händlervereinbarung
• Kartentyp (Debit- oder Kreditkarte)
• Geografischer Standort
• Risikoprofil und Transaktionshistorie

3. Berichterstattung und Abstimmung

Händler erhalten Abrechnungsberichte mit detaillierten Angaben zu Bruttoumsätzen, Rückerstattungen, Rückbuchungen und den während der Clearingphase abgezogenen Gebühren. Eine genaue Abstimmung ist unerlässlich, um Umsätze und Einzahlungen zuzuordnen. Viele Unternehmen nutzen Buchhaltungssoftware, die in ihr Kassensystem oder Zahlungsgateway integriert ist, um diesen Prozess zu vereinfachen und Unstimmigkeiten schnell zu erkennen.

4. Umgang mit Ausnahmen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Transaktionen aufgrund folgender Gründe nicht wie erwartet abgewickelt werden:

• Unzureichende Deckung auf dem Karteninhaberkonto
• Betrügerische oder strittige Transaktionen
• Technische Diskrepanzen zwischen Clearing- und Autorisierungsdaten

Diese Fälle werden über formelle Streitbeilegungsmechanismen eskaliert. Rückbuchungen werden gemäß den Regeln des Kartenanbieters eingeleitet, um Verbraucher zu schützen und die Fairness der Händler zu gewährleisten.

5. Transparenz und Vertrauen

Die Effizienz und Zuverlässigkeit der Abrechnungsphase sind entscheidend für das Vertrauen aller Beteiligten. Händler verlassen sich auf zeitnahe Gutschriften, Acquirer auf korrekte Berichte und Karteninhaber erwarten klare Kontoauszüge. Mit dem Wachstum digitaler Transaktionen trägt ein reibungsloser Abrechnungsprozess dazu bei, Rückbuchungen zu minimieren, Betrug zu reduzieren und langfristiges finanzielles Vertrauen zwischen Händlern und ihren Kunden aufzubauen.